قطعا شما هم با شنیدن نام مدیریت اجرایی پروژه تصور می‌کنید که این وظایف بر عهده یک شخص است، در حالی این طور نیست. مدیریت اجرایی پروژه شامل یک تیم از افراد متخصص است که یک مدیر پروژه دارد. در صورتی که خواهان موفقیت در پروژه‌های ساخت و ساز هستید، باید بدانید که بایستی تمامی حوزه‌های کاری، وظایف و روند کار تعیین شود تا محصول نهایی پروژه با موفقیت بدست آید.
مدیریت پروژه مبنایی است که هر پروژه ساختمانی باید بر آن بنا شود. یک مدیر پروژه ساخت و ساز باید مهارت‌ها و شایستگی‌های مختلفی کسب کند تا بتواند پروژه را به درستی هدایت کند. پروژه‌های ساختمانی دائما نیاز به تغییر دارند و به همین دلیل مدیریت پروژه برای ثبات کل فرایند، حیاتی است. با املاکداران همراه باشید تا درباره مدیریت اجرایی پروژه ساختمانی بیشتر اطلاعات کسب کنید.
مدیریت اجرایی پروژه ساختمانی چیست؟
مدیریت پروژه ساخت و ساز شامل یک قوانینی است که برای هدایت، تنظیم و نظارت بر یک پروژه به منظور دستیابی به موفقیت به کار برده می‌شود. هدف نهایی مدیریت اجرایی پروژه، تحقق تمامی خواسته‌های مشتری برای یک پروژه قابل اجرا هم از نظر عملکرد و هم بودجه است. طیف گسترده‌ای از پروژه‌های ساختمانی مثل تجاری، مسکونی، صنعتی، و عمرانی وجود دارد، باید بدانید که مدیریت اجرایی و مدیریت عملیاتی پروژه با هم متفاوت هستند. در واقع مدیریت اجرایی و عملیاتی در سطوح مدیریتی با هم تفاوت‌هایی دارند و به همین دلیل هر یک باید دارای مهارت‌های مختلفی باشند.
مفهوم اصلی مدیریت اجرایی پروژه به پارامترهایی مثل بودجه و اجرا مربوط می‌شود و مستلزم ارتباط محکم بین همه عوامل ( ذینفعان، پیمانکاران، جامعه) است. در واقع مدیریت اجرایی پروژه به اموری گفته می‌شود که به منظور رسیدن به محصول نهایی پروژه و موفقیت انجام می‌گردند.
وظایف مدیر پروژه
مدیر پروژه‌های ساختمانی مسئولیت برنامه ریزی، هماهنگی، بودجه بندی و نظارت بر پروژه‌ها را از ابتدا تا انتها بر عهده دارد. او پروژه را مورد بررسی قرار می‌دهد تا همه امور در محدوده مالی و زمانی معین انجام شود. مدیریت پروژه در سازمان‌های بزرگ کار دشواری است و نیازمند به یک تیم مدیریت است.
مدیر پروژه پیش از هر کاری باید هدف پروژه را مشخص کند. در واقع بایستی تعیین کند که در صورت موفقیت پروژه چه مواردی محقق می‌گردد. بعد از آن بایستی همه امور را زمانبندی کند. در ضمن تعیین وظایف عوامل کار نیز بر عهده مدیر پروژه ساخت و ساز است. به طور خلاصه مدیر پروژه ساختمانی باید موارد زیر را انجام دهد:
- بودجه را جمع آوری کند و در مورد براورد هزینه‌ها به مذاکره بنشیند.
- جدول زمانی کار را تنظیم کند.
- کارآمد ترین روش و استراتژی ساخت و ساز را انتخاب کند.
- برای مسائل مربوط به کار یا بودجه با مشتریان در تماس باشد.
- درباره جزئیات قرارداد با کارگران یا طرفین قراداد صحبت کند.
- مراقب عوامل ساخت و ساز حاضر در محل باشد.
- با کارشناسان ساخت و ساز همکاری کند.
مدیر پروژه ساختمانی به محض اتمام طراحی، پیمانکار پروژه ساختمان را انتخاب می‌کند. در برخی موارد، حتی زمانی که پروژه هنوز در حال توسعه است، ممکن است این اتفاق بیفتد. انتخاب بر اساس فرایند مزایده با پیمانکاران مختلف انجام می‌شود.
وظایف پیمانکار
پیمانکار پروژه به شخص حقیقی یا حقوقی گفته می‌شود که برای اجرای پروژه با او قرارداد پیمانکاری تنظیم می‌شود. پیمانکاران باید بتوانند از عهده مواردی مثل تاریخ تحویل پروژه، مسائل مربوط به بودجه، تصمیم گیری، مدیریت کیفیت، نقشه‌های کار، منابع انسانی و محاسبات بر بیایند.
وظایف سرپرست اجرایی کارگاه
سرپرست کارگاه یکی از افرادی است که وظایف مهمی در پیشبرد و اجرای پروژه‌های ساخت و ساز بر عهده دارد. در واقع سرپرست اجرایی کارگاه مسئول کنترل جزئیات اجرای پروژه‌ها است. چنین شخصی بایستی از تجارب و سابقه کاری لازم در این زمینه برخوردار باشد. در ادامه به طور خلاصه به وظایف سرپرست اجرای کارگاه می‌پردازیم:
- تحت نظر مدیر پروژه، به اجرای پروژه ساختمان بپردازد.
- به کنترل و نظارت عملیات پیمانکاران در هنگام اجرای پروژه بپردازد.
- به کمک دفتر فنی پروژه برای رفع موانع و مشکلات فنی پروژه اقدام کند.
- تمامی متریال و مصالح ساختمانی لازم برای اجرای پروژه را در کارگاه تامین کند.
- بودجه را تخمین بزند و آن را به مدیر پروژه ارجاع دهد.
- گزارشات مالی را از واحد مالی به صورت ماهانه درخواست کند.
- گزارشات روزانه، هفتگی و ماهانه را مورد بررسی قرار دهد و مشکلات و نواقص را تعیین نماید.
- در جهت حل مشکلات پروژه تلاش کند.
- مدارک لازم برای تهیه صورت وضعیت را برای کارفرما آماده کند و به مدیر پروژه ارائه نماید.
وظایف دفتر فنی پروژه
دفتر فنی یکی از ارکان مهم در پروژه‌های عمرانی است که براورد و تخمین‌ها بر عهده آن است. همچنین موظف است که تمامی مکاتبات و هماهنگی انواع قرادادها را انجام دهد. در این بخش به شرح وظایف مهم دفتر فنی پروژه و سرپرست این دفتر می‌پردازیم:
- تمامی اسناد فنی از جمله انواع نقشه کشی و غیره را مورد بررسی قرار دهد.
- موانع و مشکلات در مسیر اجرای پروژه را تحت کنترل بگیرد.
- فهرست مقادیر کارهای انجام شده در پروژه را استخراج نماید.
- تمامی صورت جلسات مورد نیاز پروژه را تنظیم کند.
- وضعیت پیمانکاران و حجم عملیات اجرایی را بررسی و آنالیز کند.
- برای اضافه کاری‌ها تعیین قیمت کند و صورت جلسه تنظیم نماید.
- پیشرفت اجرای پروژه ساخت و ساز را به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه ثبت کند.
وظایف مهندس ایمنی کارگاه
یکی دیگر از مهم ترین مباحث در اجرای پروژه‌های ساختمانی، مبحث ایمنی است. بنابراین یک مهندس ایمنی ناظر بر پروژه بایستی این موارد را در نظر بگیرد. در اینجا به شرح وظایف مهندس ایمنی می‌پردازیم:
- مهندس ایمنی موظف است به برنامه ریزی، کنترل و تهیه چک لیست بپردازد. در این چک لیست‌ها باید بازرسی‌های مستمر، بازرسی‌های دوره‌ای و بازرسی‌های ویژه را در نظر بگیرد.
- به منظور ایمنی افراد مشغول به کار و حاضر در کارگاه باید تمامی تدابیر لازم را انجام دهد.
- در جهت اجرای مسائل ایمنی برای اعضای کمیته جلسه تشکیل بدهد.
ساختار مدیریت پروژه
پس از پایان روند مناقصه، تمامی عوامل پروژه بایستی در پیشبرد اهداف تاثیرگذار باشند. ساختار هر پروژه را میتوان به صورت زیر شرح داد:
۱.آغاز پروژه
در مرحله اول، اهداف و امکان سنجی پروژه تعیین می‌شود. این یکی از حیاتی ترین مراحل مدیریت پروژه است، چرا که نشان می‌دهد پروژه فرصت خوبی برای پیشرفت است یا خیر! در صورت نیاز باید امکان سنجی پروژه مورد بررسی قرار گیرد و یک برنامه ریزی بر اساس نتایج آن اعلام گردد. زمانی که تمامی تصمیم گیری‌ها انجام شد، اجازه اجرای پروژه دریافت می‌گردد. شما به کمک این اجازه نامه می‌توانید زمینه را برای ساخت و ساز فراهم کنید.
۲.مرحله برنامه ریزی
مرحله برنامه ریزی پروژه جایی است که تمام وظایف تیم مشخص می‌شود. این فعالیت تقریبا تا پایان پروژه ادامه دارد. در واقع در این مرحله بایستی زمان، هزینه‌ها و منابع پروژه در اولویت قرار گیرند. تیم بر اساس این برنامه ریزی‌ها، استراتژی خود را می‌چیند. همچنین بایستی تمامی وظایف و کارها را در دسته بندی‌های کوچک‌تر قرار داد. این کار را میتوان توسط نرم افزارهای مخصوص زمان بندی ساخت و ساز انجام داد.
به محض تعیین این موارد، پروژه آماده اجرا است. سپس باید به مدیریت ریسک‌های پروژه پرداخت. بدین ترتیب که تیم تمامی ریسک‌های بالقوه پروژه را بررسی نموده و راه حل‌های محکمی ارائه دهد.
۳.مرحله اجرا
در این مرحله، طرح مدیریت اجرایی پروژه به کار گرفته می‌شود. بدین صورت که اجرا، نظارت و کنترل توسط مدیر صورت می‌گیرد. تمامی عوامل باید از انجام وظایف اطمینان حاصل کنند، در عین حال بر پیش برد پروژه نیز نظارت می‌شود و تغییرات انجام می‌شود.
در واقع یک مدیر پروژه بیشتر وقت خود را در مرحله نظارت می‌گذارند و با توجه به اطلاعاتی که کسب می‌کند، وظایف را تغییر می‌دهد.
۴.اتمام پروژه
مرحله نهای، تکمیل رسمی پروژه را نشان می‌دهد. مدیر پروژه همواره در حال ارزیابی موفقیت‌ها و شکست‌ها است. در آخر، تیم یک گزارش نهایی از روند کار می‌دهد، بودجه نهایی را محاسبه می‌کند، و اطلاعاتی درباره هر کاری که ناتمام باقی مانده است ارائه می‌کند.
نکات مهم درباره مدیریت اجرایی پروژه
باید بدانید که هیچ یک از ساخت و سازهای اطراف شما بدون مدیریت اجرایی خوب موفق نخواهند بود. آیا تابحال در یک محل ساخت و ساز قدم زده‌اید؟ چیزی که متوجه خواهید شد این است که کارگران ساختمانی متعددی در آن محل مشغول به کار هستند. عده‌ای کلاه زرد و برخی کلاه سفید به سر دارند. این کلاه‌ها به نشانه وظایفی است که مسئول آن هستند. در ادامه به توضیح سه نکته مهم در مدیریت اجرایی پروژه ساخت و ساز می‌پردازیم:
۱.مدیریت پروژه ساخت و ساز وظیفه بزرگی است.
شما به عنوان مدیر پروژه باید بدانید چگونه کنترل امور را در دست بگیرید. باید بدانید که در هر مرحله از ساخت و ساز به چه مصالحی نیاز دارید. توجه داشته باشید که مصالح پروژه‌های مسکونی و تجاری و حتی مراحل تکمیل کار در آن‌ها متفاوت است. کارگرانی که بر آن‌ها نظارت می‌کنید، مسئولیت بخش‌های مختلف پروژه را بر عهده دارند. شما به عنوان مدیر باید تمامی نکات مربوط به هر بخش را بدانید. اگر کسی نزد شما آمد و سوال تخصصی در رابطه با مصالح یا غیره پرسید، شما باید بتوانید جواب دهید.
۲.رعایت قوانین الزامی است.
هر ایالتی قوانین خاص خود را دارید و اگر می‌خواهید پروژه ساخت و ساز با موفقیت انجام شود باید به قوانین پایبند باشید. هیچ چیز بدتر از این نیست که یک پروژه را به پایان برسانید و در نهایت متوجه شوید که بسیاری از قوانین را زیر پا گذاشته‌اید. در نتیجه باید بخشی یا تمام پروژه را از بین ببرید تا قوانین رعایت شود. شما به عنوان مدیر اجرایی پروژه باید به خوبی از قوانین آگاه باشید و آن را رعایت کنید. مهم تر از همه باید مطمئن شوید که از هر تغییری در قوانین مطلع هستید. هیچ چیز مهم تر از انجام درست تمامی امور در بار اول نیست.
۳.مدیریت کارمندان دشوار است.
وقتی شما یک کارگر ساختمانی با کلاه زرد هستید، فقط و فقط مسئول وظایف خود هستید. اما زمانی که کلاه سفید را بر سر دارید، مسئولیت افراد زیادی بر عهده شماست و این کار آسانی نیست، شما موظف هستید روابط کارمندان را مدیریت کنید، مطمئن شوید که همه مشاغل با رضایت کامل انجام می‌شود و اطمینان حاصل کنید که مشتری راضی است. مدیریت ساخت و ساز قطعا می‌تواند چالش‌هایی را ایجاد کند. اما شما باید آمادگی مواجه شدن با آن را داشته باشید.
جمع بندی
مدیریت اجرایی پروژه شامل یک سری فرایند‌هایی است که به منظور رسیدن به محصول نهایی پروژه برنامه ریزی می‌شوند. در واقع این فرایند‌ها باعث می‌شود تا بتوان به درستی کارگران را مدیریت کرد، خواسته مشتری را محقق کرد و به موفقیت رسید.
اجرای یک پروژه ساختمانی یک تلاش واقعا چالش برانگیز است. پارامترهای متعددی وجود دارد که باید سخت کوشانه مورد بررسی قرار گیرد. به همین دلیل اعتماد به مدیر اجرایی پروژه حیاتی است و به شما فرصت را می‌دهد تا برنامه ساخت و ساز خود را با جدیت و موفقیت پیش ببرید. در این مقاله به توضیح مدیریت اجرایی پروژه ساختمانی، وظایف عوامل پروژه‌های ساخت و ساز و ساختار مدیریت اجرایی پروژه پرداختیم تا بتوانید اهمیت هر یک از بخش‌های زیر مجموعه را در روند مدیریت پروژه دریابید.
